组织应如何重塑混合办公空间以最大限度地提高生产力？未来的新工作空间——办公室和家中——会是什么样子？我们知道这将与大流行之前的空间不同。为了在后 COVID 世界中生存和发展，您需要采用在大流行后返回办公室的最佳实践。
调查显示，三分之二到四分之三的雇主打算在大流行结束后采用主要是混合的时间表。当然，这仅适用于至少可以远程完成一些工作的员工。在大流行期间进行的调查显示，三分之二的员工偶尔会远程工作，半数以上是全职工作，因此这占所有工人的绝大多数。
根据调查回复，打算支持混合模式的大公司多于小公司。这意味着绝大多数可以远程工作的员工都有机会这样做。
大多数员工每周会有几天来办公室进行协作任务。其余时间，如果他们愿意，他们将主要在家里或其他地方处理个人任务。混合优先模式中的一些员工将完全处于远程状态，这取决于多种因素。一是他们的喜好。调查表示关于所有员工的四分之一要大流行后的永久和完全远程时间表。相比之下，三分之二的人想要混合时间表。剩下的少数人更喜欢全职在办公室工作。
员工完全远程工作的愿望是必要的，但还不够。员工必须证明在完成他们的任务（包括他们的个人和协作团队任务）方面的有效性。
有些角色非常适合全职远程工作，因为它们不涉及与他人的密集和系统协作。该列表可能包括会计师、呼叫中心员工等。
在其他情况下，团队可能会决定其成员可以完全远程协作。他们将通过视频会议和协作软件完成综合任务。他们每季度只会去办公室一次，参加团队建设静修会。
我帮助指导的 12 个组织制定和实施了重返办公室的战略以及大流行后的协作模式，他们选择了混合优先模式和一些远程选项。下面，我根据这些咨询项目概述了转变工作空间的最佳实践，并采访了来自这些公司的 61 位领导人，了解他们在这些转变中的经验。
工作空间的使用
未来办公室的主要用途将不会像大流行之前那样用于个人工作。相反，办公室将成为大多数员工协作和团队建设活动的共享空间。他们将在家里完成个人工作，在那里人们往往会更有效率。
一些员工最终会在办公室做个人工作。但是，如果您来与团队进行协作活动，则很少会占用一整天。员工可能会发现在办公室工作比在家工作更方便。或者，他们的协作活动可能会中断，他们可能会用它来赶上个人任务。
他们可能会选择到办公室来使用家里没有的专用设备，例如商用复印机。或者，当城市在他们的公寓外进行大声施工时，他们可能会进来。想要在办公室做全职工作的少数人可能会选择在办公室度过他们的工作时间。
不过，总的来说，该办公室将主要用于协作活动。目前，典型的办公室有 80% 的空间专供个人使用，20% 的空间为共享空间。这需要改变。
此外，您还需要更改员工的家庭办公空间。这成为你的责任，因为他们为你工作的大部分时间都花在那个空间里。使该空间尽可能适合高效、舒适和无压力的工作，这一点至关重要。
降低您的房地产成本
混合模式将使您能够削减房地产和相关办公室内服务和产品的成本。员工进来的频率越低，您需要的房地产就越少。在决定在大流行后为您的员工设置什么样的混合时间表时，请考虑这一点。
更频繁地见面以赶上并建立联系可能会很好。但是，请考虑以下几点：我咨询过的公司根据员工来上班的频率规划了各种办公空间使用方案。他们发现，与大流行之前相比，让员工每周来办公室三天意味着他们可以减少大约 20-30% 的成本。这是一个非常可观的节省。
然而，如果他们的员工每周只来一次，他们可以削减大约 60-70% 的成本，这是一个更大的交易。
看看你是否可以鼓励你的团队领导减少进来的频率。要求他们转变工作方式，将他们需要做的所有协作集中到一天中。我合作过的一些企业每周在办公室工作一次，每天工作 10 小时。与此同时，他们一周剩下的时间在家工作的时间缩短了。
当然，不要勉强。有些团队确实需要进行更深入的协作。但是，不要忽视在家多做少在办公室做的长期成本节约。
重新定义您的混合办公空间
通过规划预期用途开始调整您的办公空间。让每个团队领导说明他们计划让员工进来的频率以及一周中的哪几天。鼓励在一周中的几天进行一些转换，主要是如果某一天出现的计划太多，而其他日子的计划不够。
一种方法是让团队领导将他们一周中的首选天数从 1 到 5 排列。然后，使用算法在不同的日子分配团队并最大化偏好满意度。它将使您能够最大限度地减少办公空间费用。
此外，调查员工以跟踪在不需要的日子里有多少计划进来。请记住，您的一些员工更喜欢在被其他人包围时工作或在家办公安排麻烦，即使他们的团队呆在家里，他们也可能选择进来。
另外，确定大型活动的空间需求。这些可能的范围从季度务虚会到大规模的面对面培训。为此，如果不可用，您可以随时租用其他空间。
接下来，制定计划以相应地减少您的房地产足迹。考虑在联合办公场所安排一些办公空间。这样做将减轻空间过多或不足的风险。多样性是由于一些团队在适应混合工作时可能会改变计划。
接下来，您需要改变您的办公空间布局。在混合模式中，办公室工作将更多地关注与团队成员的直接协作。它涉及与其他团队成员一起工作，您可以快速要求他们澄清或提供指导。
你会想要摆脱大多数单独的隔间和办公室。将它们保持在任何级别，仅供需要私人空间进行敏感对话的团队领导者以及需要此类区域的任何其他人使用。
在大多数情况下，您会希望改变办公空间和技术以促进轮用办公桌。除非您的行业需要隐私或有不可避免的充分理由，否则让员工使用笔记本电脑并让台式机退休。在共享空间升级您的视频技术，以促进某些人在家中进行视频会议的会议。
毕竟，一些团队成员会选择永久在家工作。在其他情况下，这种视频会议技术对于不在同一天到来的跨职能团队来说是必要的。在我帮助指导返回办公室的公司中，有五分之四选择为大流行安全进行改造，从而节省大量成本。如何？他们要么强制要求所有员工接种疫苗，要么只允许接种过疫苗的员工返回办公室。
为内政部提供资金
使用混合优先模式，您员工的家庭办公室现在是您公司的永久安排。您必须确保帮助他们避免仍然面临的情况太多。这些包括但不限于将他们的厨房桌子用作办公空间、依靠 5 年前的笔记本电脑以及没有备份选项的基本宽带套餐。
为您的员工提供单独的预算来解决这个问题至关重要。这包括为舒适且设备齐全的家庭办公室提供资金。如果家里没有合适的房间，或者如果没有其他人在身边，他们觉得无法有效工作，这可能意味着为他们在联合办公空间的会员资格付费。
为了降低互联网中断或速度下降的风险，您必须考虑为他们提供热点计划。您可以通过提供资金和鼓励员工在家中采取各种措施来减轻风险来解决潜在问题。请记住，他们的家现在是您公司的一部分。您承担管理风险的一些责任，包括风险缓解和备份计划。将它们集成到您的业务连续性规划和企业风险管理策略中。
结论
大流行后的工作场所将需要改造工作设置，以便团队能够成功地进行转变。在与混合团队合作时，雇主应该学习并考虑员工的偏好。这意味着还必须将解决办公室和家庭工作空间的需求纳入每个商业计划中。因此，领导者应该客观地看待研究数据并明智地使用洞察力来构建一个相互满意的工作空间现实。
